Importação de produtos em Excel: a carga que refiz duas vezes

Eu importei dois mil e duzentos itens numa sexta à tarde, satisfeito com a velocidade. Na segunda de manhã, um cliente perguntou por que o pacote de arroz custava dois mil e quinhentos reais. O separador decimal da planilha era diferente do esperado, e a importação de produtos em Excel tinha multiplicado todos os preços por cem. Passei o dia consertando na mão o que eu tinha carregado em três minutos.

Carga em massa é o caminho natural quando o volume torna o cadastro manual inviável. Migração de sistema, abertura de loja, entrada de uma linha nova de fornecedor. Ela transforma horas de digitação em minutos.

E multiplica erro na mesma velocidade. Uma coluna mal mapeada em dois mil itens não gera dois mil probleminhas. Gera dois mil registros errados pra corrigir um por um.

A importação de produtos em Excel começa na planilha

A planilha de origem nunca vem pronta. Ela chega com célula mesclada, cabeçalho repetido no meio dos dados, linha de subtotal e formatação escondendo o conteúdo real. Já recebi arquivo com três abas diferentes dizendo coisas contraditórias sobre o mesmo item.

• Uma única linha de cabeçalho, no topo, sem célula mesclada
• Uma linha por produto, sem subtotal nem separador no meio dos dados
• Coluna com conteúdo homogêneo, sem misturar número e texto
• Nenhuma coluna com fórmula dependendo de outro arquivo
• Código numérico longo preservado inteiro, sem notação abreviada
• Linhas em branco e caracteres invisíveis removidos

O quinto item merece atenção dobrada. Código de barras longo costuma ser convertido pela própria planilha e chega truncado ou em formato científico, criando identificador inválido como descrevi em código de barras e GTIN.

Separador decimal, meu velho inimigo

Preço e custo são os campos que mais falham, e a causa quase sempre é o separador. Uma planilha exportada de outro sistema pode usar convenção diferente, e um item de dez reais vira mil sem nenhum aviso.

A verificação é ridícula de simples e eu não fiz: importe uma amostra pequena e confira o valor final de itens que você conhece de cabeça. O estrago aqui atinge direto a formação de preço de venda.

O que levar na primeira carga

A tentação é levar tudo de uma vez. O caminho seguro é importar o núcleo estrutural e enriquecer depois, porque erro no núcleo custa muito mais caro do que campo descritivo faltando.

A linha do saldo é a mais importante da tabela. Carregar estoque como campo de cadastro cria saldo sem movimentação de origem, o que estraga a auditoria desde o primeiro dia e contraria o padrão de movimentações de estoque.

O fluxo que eu sigo hoje

1. Trabalhe numa cópiaGuarde a planilha original intacta pra conferência posterior. Você vai precisar dela quando alguém questionar um número.
2. Padronize antes de mapearLimpe a estrutura, normalize unidades e uniformize a grafia de categorias e atributos. Metade do trabalho está aqui.
3. Mapeie coluna por colunaConfirme cada correspondência na mão. Não confie em mapeamento automático por nome parecido, que erra justamente nos campos críticos.
4. Importe uma amostraAlgumas dezenas de linhas e conferência campo a campo na tela do sistema, não na planilha.
5. Corrija na origemErro encontrado na amostra se conserta na planilha, nunca item a item depois da carga completa.
6. Execute e reconcilieCompare a quantidade de registros criados com a quantidade de linhas e investigue qualquer diferença.

O trabalho que continua depois

Produto importado chega com o mínimo pra funcionar, e não com a qualidade necessária pra vender bem no digital. Descrição, imagem e atributo precisam de um plano de enriquecimento com prazo, senão nunca acontecem.

• Nome revisado por gente, porque o que veio da planilha costuma ser abreviação do fornecedor
• Descrição própria nos itens que já vendem, deixando a cauda longa pra depois
• Foto principal e de detalhe, começando pelos campeões de receita
• Atributos preenchidos, que são o que faz o item aparecer nos filtros dos canais
• Classificação fiscal validada por quem entende, e não copiada da planilha

A prioridade é sempre a mesma: comece pelos itens que mais vendem. Foto e ficha estão em fotos de produto e ficha técnica, e a classificação em categorias e atributos.

Quando a carga faz parte de uma migração

Em virada de sistema, produto é só uma etapa. Cliente, fornecedor, saldo e pendência financeira têm ordem própria de carga, e inverter essa ordem produz registro órfão que ninguém consegue reconciliar depois.

O planejamento completo de uma virada está no módulo de ERP e gestão, com a sequência recomendada e os pontos de conferência entre as etapas.

Reconciliar é o que encerra o trabalho

A carga termina quando você consegue provar que o resultado corresponde à origem. Sem isso ela fica num limbo: parece concluída e ninguém garante que nenhuma linha ficou pelo caminho.

• Registros criados na mesma quantidade das linhas válidas da planilha
• Nenhum código interno duplicado depois da carga
• Nenhum item com preço zerado ou desproporcional ao custo
• Todos os itens com categoria e unidade preenchidas
• Amostra de dez itens conferida campo a campo contra a origem
• Nenhum código de barras truncado ou em formato inválido

Reprocessar carga parcial pede cuidado extra. Reimportar a planilha inteira normalmente duplica o que já entrou, então a correção precisa isolar só as linhas que faltaram. E isso só é possível se a reconciliação foi feita direito.

Por onde seguir

Com o catálogo carregado e enriquecido, ele está pronto pra ser exposto em mais de um canal ao mesmo tempo. Avance para estoque centralizado para canais de venda.