Relatórios de estoque e validade: o que eu olho toda semana
Perdi uma caixa inteira de produto vencido enquanto o mesmo item faltava na venda. Os dois relatórios existiam.
Num mesmo mês eu joguei fora uma caixa de produto vencido e perdi venda por falta do mesmo item em outro tamanho. Os dois relatórios de estoque que evitariam as duas coisas estavam no sistema, prontos, esperando alguém abrir. Ninguém abria porque não havia horário combinado nem responsável, e coisa sem horário e sem dono não acontece.
Estoque é o lugar onde o erro de dado custa dinheiro na mesma semana. Não dá para esperar o fechamento do mês. A falta aparece na hora da venda, a perda aparece na hora do descarte, e as duas já aconteceram quando você descobre.
Vou mostrar o que cada tela responde, em que ritmo eu leio cada uma e o que fazer com o que elas mostram. O mapa completo dos relatórios está em relatórios gerenciais no ERP.
Os relatórios de estoque disponíveis
| Relatório | Pergunta que responde | Ritmo de leitura |
|---|---|---|
| Produtos | O que existe cadastrado e como está classificado | Mensal, e sempre depois de cadastro novo em lote |
| Estoque mínimo | O que está prestes a faltar | Semanal, e diária em item de alto giro |
| Validade dos produtos | O que vai vencer e em quanto tempo | Semanal, com janela de antecedência definida |
| Entradas e saídas geral | O que entrou e saiu no período | Semanal, e sob demanda quando o saldo estranha |
Estoque mínimo só funciona com parâmetro honesto
Esse relatório é tão bom quanto o número que você cadastrou como mínimo. E o mínimo, na maioria das empresas que eu conheço, foi definido uma vez no começo e nunca mais revisado. Item que triplicou de giro continua com o mesmo parâmetro de dois anos atrás. O alerta chega tarde e a culpa cai no relatório.
A revisão do mínimo precisa considerar o giro recente e o prazo real do fornecedor, não o prometido. Fornecedor que diz cinco dias e entrega em doze exige mínimo calculado sobre doze. Aprendi isso perdendo venda enquanto o pedido estava a caminho.
- Revise o mínimo dos itens de maior giro a cada trimestre.
- Use o prazo real de entrega do fornecedor, medido, não o combinado.
- Considere sazonalidade antes de baixar mínimo em época fraca.
- Item sem mínimo cadastrado nunca vai aparecer no alerta. Procure esses primeiro.
- Item descontinuado com mínimo alto gera compra que ninguém queria.
Validade se resolve com antecedência, não com desconto
O relatório de validade só serve se a janela de leitura for maior que o tempo necessário para escoar o produto. Olhar o que vence em sete dias não resolve nada: nessa altura só resta liquidar com prejuízo ou descartar. A janela precisa ser compatível com o giro do item, e isso varia bastante de categoria para categoria.
Entradas e saídas explica o saldo estranho
Quando o saldo não bate com o que a equipe jura estar na prateleira, esse é o relatório. Ele mostra a movimentação e, quase sempre, o problema aparece ali: entrada lançada em duplicidade, saída registrada no item errado, devolução que nunca foi processada. Contar de novo antes de investigar o histórico costuma ser perda de tempo.
O cruzamento com o cadastro é obrigatório aqui. Item duplicado no cadastro produz saldo dividido entre dois registros, e nenhum dos dois bate com a contagem física. O roteiro de limpeza está em qualidade de dados, e o funcionamento do módulo aparece em produtos e estoque.
A rotina que eu recomendo
- Segunda de manhã, estoque mínimoQuinze minutos. Gera a lista de compra da semana e evita a corrida de sexta.
- Segunda de manhã, validadeNa mesma sentada. Os itens da janela viram ação comercial na semana, não liquidação no mês seguinte.
- Quarta, entradas e saídas dos itens estranhosSó os que apareceram com divergência. Não é para ler tudo, é para investigar o que chamou atenção.
- Mensal, relatório de produtosProcure item sem categoria, sem mínimo e sem movimentação há muito tempo.
- Trimestral, revisão de parâmetrosMínimo, janela de validade e prazo real de fornecedor. Sem essa revisão, os alertas envelhecem.
Quando as rotinas automáticas entram
Se o seu estoque alimenta canais de venda externos, existe uma camada a mais: as rotinas que sincronizam saldo e preço. Quando elas param, o anunciado descola do real e você vende o que não tem. Antes de investigar divergência de saldo em canal externo, confira se a sincronização rodou, como descrito em comandos CLI e rotinas agendadas.
- Os itens de maior giro têm mínimo revisado neste trimestre?
- A janela de validade é compatível com o giro de cada categoria?
- Existe alguém nomeado para a leitura semanal?
- Os itens sem categoria e sem mínimo estão sendo tratados?
- As rotinas de sincronização de saldo rodaram nos últimos dias?
Por onde eu começaria
Abra hoje o relatório de estoque mínimo e conte quantos itens estão na lista. Depois pergunte a si mesmo há quanto tempo aqueles parâmetros foram definidos. Se a resposta for "não sei", essa é a tarefa da semana. E se você quiser cruzar giro com faturamento por item sem esperar tela nova, dá para perguntar direto no Chat com Dados.