Conciliação financeira de canais: o repasse que nunca batia
Por que o valor que entra no banco nunca é o valor da venda, e como usar o espelho do pedido e a conta a receber para fechar o mês sem planilha paralela.
Vendi 84 mil num mês e recebi 71 mil. Sabia que ia receber menos, claro. O que eu não sabia era explicar a diferença linha a linha, e foi essa incapacidade que me obrigou a levar a conciliação financeira a sério. Passei dois sábados com o extrato do canal aberto ao lado do extrato bancário tentando reconstruir treze mil reais de diferença.
A diferença tinha nome: comissão, taxa de intermediação, frete subsidiado, um estorno de cancelamento do mês anterior e dois pedidos que eu tinha lançado duas vezes na mão. Nenhum mistério. Só falta de registro.
Aqui vou mostrar o que o hub grava sozinho, o que ele deixa nas suas mãos e como montar um fechamento que não dependa de memória. O ponto de partida é a importação de pedidos de marketplace no ERP.
A conciliação financeira começa no espelho do pedido
Todo pedido importado guarda um espelho normalizado com comprador, itens, envio, pagamento, comissão e o payload bruto do canal. É esse registro que permite comparar o que o marketplace disse que ia pagar com o que caiu na conta.
Sem o espelho, a conferência vira arqueologia. Com ele, o pedido carrega a própria explicação: valor bruto, comissão informada, frete e o líquido esperado. Guardar o payload bruto parece paranoia até o mês em que o canal muda uma regra sem avisar.
A conta a receber nasce com o pedido
A importação cria de forma idempotente uma conta a receber para o repasse líquido do canal. Idempotente quer dizer que reimportar o mesmo pedido não gera um segundo lançamento, o que já elimina a fonte mais comum de diferença em fechamento.
O vencimento inicial vem fixado em D+30 no código. Esse número é um ponto de partida, não uma promessa do seu canal. Se o contrato prevê outro prazo, o ajuste precisa seguir o contrato. Aprendi isso projetando fluxo de caixa com D+30 num canal que pagava em outra cadência e vendo o mês fechar torto.
O que compõe a diferença entre venda e repasse
| Componente | Onde aparece | Como tratar |
|---|---|---|
| Comissão do canal | Espelho do pedido e painel financeiro | Confrontar com o contrato de cada categoria |
| Frete e subsídio | Espelho do pedido | Separar do preço para não distorcer a margem |
| Cancelamento e devolução | Estorno de estoque e ajuste financeiro | Amarrar ao pedido original, nunca lançar solto |
| Antecipação de recebível | Extrato do canal | Registrar como custo financeiro, não como desconto |
| Repasse líquido | Conta a receber criada na importação | Baixar contra o extrato bancário |
Cada linha dessa tabela virou uma pergunta que eu passei a fazer no fechamento. As respostas ficam mais fáceis quando o preço de cada canal já foi pensado com markup, como explico em sincronização de preço e estoque em mão dupla.
O painel ajuda, mas não fecha o mês
O hub mostra contas conectadas, anúncios publicados, pedidos, receita e comissões dos últimos 30 dias, com gráfico e resumo financeiro por canal. Isso serve para acompanhar tendência e perceber quando algo muda de patamar sem explicação.
Fechamento, porém, é feito contra o banco. Repasse é dinheiro que entrou, e dinheiro que entrou tem data e valor. O resto é estimativa, e estimativa não fecha contabilidade.
- Receita por canal para acompanhar evolução, não para fechar caixa
- Comissões dos últimos 30 dias para detectar mudança de patamar
- Conta a receber por pedido para conciliar contra o extrato
- Espelho do pedido para justificar qualquer diferença encontrada
- Pedidos com erro de importação, que somem da receita sem sumir da venda
Nota fiscal é etapa sua
A importação não emite NF-e automaticamente. Alguns conectores aceitam chave da nota, mas o fluxo atual enfileira rastreio, transportadora e URL, sem comprovar repasse automático da chave fiscal ao canal. Encaixe a emissão no processo que você já roda em documentos fiscais.
A vantagem de o pedido virar pedido nativo é justamente essa: ele entra nos mesmos fluxos de sempre, com as mesmas regras de tributação e os mesmos relatórios. Nada de processo paralelo só porque a venda nasceu fora.
Um fechamento que não depende de você lembrar
- Feche o período de vendasConfirme que não há pedido aguardando importação nem erro de importação em aberto no painel.
- Baixe o extrato do canalCompare o repasse recebido com as contas a receber criadas na importação, pedido a pedido.
- Investigue só as diferençasUse o espelho para descobrir se a diferença é comissão, frete, estorno ou pedido não importado.
- Registre o motivoDiferença sem explicação escrita volta no mês seguinte, e você não vai lembrar. Eu nunca lembrei.
Quando esse ciclo estabiliza, dá para olhar margem por canal com honestidade e decidir onde vale investir. Se você trabalha com anúncio de terceiro, veja também anúncios afiliados e dropshipping, porque a conta ali é diferente.