Remessa e retorno CNAB: o ciclo que me custou caro
Um arquivo enviado duas vezes por engano e a semana que veio depois. O ciclo de remessa e retorno contado por quem já quebrou ele.
Segunda-feira de manhã, o estagiário perguntou se podia enviar de novo o arquivo de sexta, porque não tinha certeza se o envio tinha ido. Eu disse que sim, sem pensar. O banco recebeu, processou, e a gente passou a semana explicando pros clientes por que eles tinham dois boletos do mesmo pedido. Remessa e retorno CNAB parece coisa de outra época, e é, mas ainda move a cobrança bancária de boa parte do país. Quem trata esse arquivo como detalhe técnico aprende do jeito difícil que ele é processo.
O ciclo é simples de descrever. Você junta os títulos que quer cobrar num arquivo de remessa e envia ao banco. O banco processa, registra o que aceitou, rejeita o que não entendeu, e devolve um arquivo de retorno com o desfecho de cada linha. Seu sistema lê esse retorno e baixa o que foi pago.
O que complica é que cada banco tem seu jeito. O ERP gera remessa no layout Itaú 400 e nos layouts 240 do Banco do Brasil, Caixa, Santander e Bradesco. São formatos diferentes para a mesma ideia, e trocar de banco significa refazer configuração inteira, bem além de mudar o número da conta.
O que vai na remessa e o que volta no retorno
A remessa não serve só para registrar título novo. Ela carrega instrução: alterar vencimento, conceder abatimento, pedir baixa, mandar protestar, sustar protesto. O retorno responde cada uma dessas instruções, e é aí que mora a informação que quase ninguém lê.
| Vai na remessa | Volta no retorno | O que você faz |
|---|---|---|
| Registro de título novo | Confirmação ou rejeição | Corrigir o cadastro e reenviar |
| Alteração de vencimento | Aceite da alteração | Atualizar o título no sistema |
| Pedido de baixa | Baixa efetivada | Encerrar o título sem pagamento |
| Nada, o cliente pagou | Liquidação | Baixar o título com a data do crédito |
| Instrução de protesto | Protesto efetivado ou sustado | Registrar e acionar a cobrança |
A linha de rejeição é a mais ignorada e a mais cara. Título rejeitado não existe para o banco, mas continua aberto no seu sistema com cara de inadimplente. Você fica cobrando um cliente que nunca recebeu boleto nenhum.
A rotina de remessa e retorno CNAB que evita drama
- Gere a remessa em horário fixoTodo dia, na mesma hora, por uma pessoa só. Horário variável e mão trocada é convite para envio duplicado.
- Confira o resumo antes de enviarQuantidade de títulos e valor total. Se o número surpreender, pare e investigue antes de mandar.
- Registre o envioMarque no sistema que aquele arquivo foi enviado. Foi exatamente isso que faltava no dia em que eu autorizei o reenvio.
- Importe o retorno todo diaInclusive nos dias em que você não enviou nada. Liquidação chega quando o cliente paga, não quando você trabalha.
- Trate rejeição no mesmo diaRejeição parada envelhece e vira cobrança indevida algumas semanas depois.
Layouts 240 e 400 não são versões um do outro
O número diz o tamanho da linha em caracteres, e essa diferença muda a estrutura do arquivo inteiro. O 400 é posicional e mais antigo. O 240 organiza a informação em lotes e segmentos. Achar que dá pra converter um no outro cortando o final da linha é uma tentação que dura até a primeira rejeição.
- Itaú, em layout 400.
- Banco do Brasil, em layout 240.
- Caixa, em layout 240.
- Santander, em layout 240.
- Bradesco, em layout 240.
Cada um desses tem particularidades de convênio, carteira e código de movimento. Mesmo dentro do mesmo layout, dois bancos podem interpretar campos de instrução de formas diferentes. É por isso que a homologação existe, e é por isso que ela demora.
Onde o CNAB encosta na conciliação
O retorno é a matéria-prima da conciliação bancária de quem trabalha com boleto. Ele diz quais títulos foram liquidados, com qual valor e em que data. Processado todo dia, elimina a conferência linha a linha do extrato para a maior parte do volume.
O que ele não cobre: tarifa, transferência recebida por fora, aplicação e o dinheiro que entra sem identificação. Esse resíduo é sempre humano. Em compensação, quando a parte automática funciona, o resíduo cabe numa xícara de café.
A ligação com a baixa do título está em baixa automática de títulos por origem, que trata o retorno bancário como mais uma origem entre várias.
Quando o CNAB deixa de valer a pena
Existe um ponto em que manter o ciclo de arquivo custa mais do que resolve. Empresa com poucos boletos por mês passa mais tempo gerando, enviando e importando do que gastaria conciliando na mão. E existem convênios que já entregam registro por API, com retorno na hora, sem arquivo nenhum, como descrito em emissão de boletos registrados.
Também vale olhar o custo por cobrança emitida antes de decidir que boleto é o caminho padrão. Comparei aqui e mudei parte da carteira de lugar. A conversa completa está em boleto, PIX ou cartão, e quem tem volume vindo de canais externos deve considerar como isso chega em marketplaces.
Erros que eu já vi de perto
- Enviar o mesmo arquivo duas vezes por falta de registro do envio.
- Importar retorno fora de ordem, tratando alteração depois da baixa.
- Ignorar linha de rejeição e cobrar cliente que nunca recebeu boleto.
- Trocar de banco sem revalidar carteira e faixa de nosso número.
- Guardar arquivos na pasta pessoal de alguém que já saiu da empresa.
Nenhum desses erros é técnico. Todos são de processo, e é por isso que continuam acontecendo mesmo em empresa com sistema bom.