Tabela de preços de procedimentos: o que eu cobrava errado
Preço copiado do concorrente e desconto no balcão derrubam a margem sem ninguém perceber. Como calcular custo por hora e revisar a tabela com número real.
Durante quase dois anos, meu procedimento mais vendido foi o que mais me dava prejuízo. Eu não sabia. A tabela de preços de procedimentos tinha nascido de uma consulta ao concorrente da esquina e de uma planilha que alguém montou antes de mim. Quando finalmente calculei o custo por hora de sala e comparei com o tempo real daquele procedimento, o número apareceu na minha frente e eu fiquei sem argumento.
Preço em clínica não é sobre o que o mercado cobra. É sobre o que a sua estrutura custa por hora ocupada. São coisas parecidas em algumas situações e brutalmente diferentes em outras.
O custo que quase ninguém calcula
A conta que faltava no meu caso era simples e desconfortável. Some o custo fixo mensal da clínica: aluguel, folha administrativa, sistema, limpeza, energia, tudo. Divida pelas horas de agenda efetivamente disponíveis no mês. Você chega no custo de manter uma cadeira aberta por uma hora, e esse número é a base de tudo.
- Custo fixo por hora de agenda disponível, não por hora ocupada.
- Material consumido no procedimento, contado item a item.
- Remuneração do profissional, seja fixa, por repasse ou por percentual.
- Tempo de preparo e higienização entre um atendimento e outro.
- Perda esperada por ausência, que é custo real e ninguém lança.
O quarto item me pegou. Um procedimento de 40 minutos que exige 20 de preparo ocupa uma hora da sala, não 40 minutos. Se você precifica pelos 40, está regalando um terço da capacidade. Essa é a ponte direta com a escala de profissionais, porque duração cadastrada errada estraga o preço e a agenda ao mesmo tempo.
Como montar a tabela de preços de procedimentos
Comecei pelos dez procedimentos que representavam a maior parte do faturamento. Não tente fazer os cento e vinte de uma vez, você vai desistir no décimo quinto. Eu desisti duas vezes antes de aceitar o recorte.
- Levante o custo por hora de agendaCusto fixo mensal dividido pelas horas realmente disponíveis na grade. Use as horas da escala, não as horas do relógio.
- Meça o tempo real de cada procedimentoCronometre por duas semanas, incluindo preparo e higienização. O tempo que está no sistema quase nunca é o tempo que acontece.
- Some material e repasseListe o consumo item a item e adicione a remuneração do profissional na forma como ela é paga de verdade.
- Defina a margem que sustenta o negócioMargem é decisão de gestão, não sobra. Escolha o percentual antes de olhar o preço do concorrente, para não se enganar.
- Compare com o mercado só no finalSe o seu preço ficou muito acima, o problema pode ser custo ou tempo. Se ficou muito abaixo, você achou dinheiro na mesa.
O desconto que ninguém autorizou
Tabela boa morre no balcão. Bastava o paciente hesitar e alguém oferecia dez por cento para fechar. Somando o mês, aquele desconto informal comia mais margem do que qualquer aumento de custo que eu tivesse sofrido no ano.
| Situação | Quem pode decidir | Onde registrar |
|---|---|---|
| Preço de tabela cheio | Recepção, sem consulta | Compromisso da agenda |
| Desconto até o limite definido | Recepção, dentro da regra escrita | Registro no atendimento, com motivo |
| Desconto acima do limite | Responsável nomeado | Autorização registrada antes do fechamento |
| Pacote ou plano de sessões | Gestão, com cálculo prévio | Condição comercial no cadastro do paciente |
Sem esse registro, o desconto some dentro do valor final e você nunca descobre quanto deu. Isso se conecta direto com o faturamento de atendimentos, onde o valor negociado precisa aparecer separado do valor de tabela.
Convênio e particular na mesma tabela
Aqui a régua muda. Valor de convênio segue o contrato firmado com a operadora, e prazo de recebimento, glosa e regra de faturamento variam conforme o que foi assinado. Confirme sempre no contrato vigente, nunca no que alguém lembrou de uma reunião antiga.
O que a gestão consegue fazer é registrar cada condição como uma condição de preço distinta e medir a margem de cada uma separadamente. Foi assim que descobri que um dos meus convênios, considerando o prazo de recebimento, valia menos do que deixar a cadeira vazia naquele horário. Decisão dura, mas só possível com o número na mão.
Quando revisar
- Mudança relevante em custo fixo, como aluguel ou folha.
- Alteração no custo de material com peso no procedimento.
- Mudança na forma de remuneração do profissional.
- Divergência sistemática entre tempo cadastrado e tempo real.
- Revisão de calendário, no mínimo uma vez por ano.
Sem uma data marcada, a revisão nunca acontece. Eu coloco no calendário como compromisso fixo, do mesmo jeito que coloco fechamento contábil, e trato o acompanhamento junto com os indicadores de ocupação.
Comece pelo procedimento mais vendido
Pegue o seu carro-chefe, aquele que enche a agenda, e faça a conta completa hoje. Custo por hora, tempo real, material, repasse. Se o resultado te surpreender, você acabou de encontrar o maior ponto de alavancagem do negócio, e é bem provável que ele esteja negativo.
Com a tabela ajustada, leve o mesmo raciocínio para os demais serviços olhando também o controle financeiro, porque preço sem acompanhamento de recebimento é meia conta. Depois disso, a revisão vira rotina de calendário e para de doer.